Work From Home Dengan Accurate 5 Apakah Bisa?

Pemicu Work From Home

Aksi Work From Home sudah diinstruksikan oleh pemerintah pusat dan daerah  sejak wabah Covid-19 mulai masuk ke Indonesia. Bersama kita ketahui dari berbagai media bahwa Covid-19 dinyatakan resmi masuk ke Indonesia setelah diumumkan oleh Presiden Jokowi pada tanggal 2 Maret 2020. Pertama kali Covid-19 diketahui menjangkit 2 orang warga Indonesia di Depok Jawa Barat. Dari dua orang yang positif terinfeksi Covid-19 semakin hari jumlahnya terus bertambah dengan cepat hingga 31 Maret 2020 telah tercatat lebih dari 1000 orang di Indonesia positif terjangkit virus Covid-19 dan lebih dari 120 orang telah meninggal dunia.

Penyebaran Covid-19 begitu mengerikan dan tidak bisa dianggap remeh. Per 31 Maret 2020 Covid-19 tercatat telah menjangkit lebih dari 600.000 orang di seluruh dunia dan 33.000 orang diantaranya dinyatakan meninggal dunia akibat virus ini.

Pada tanggal 15 Maret 2020 Gubernur DKI Jakarta Anies Baswedan secara resmi mengumumkan perintah belajar dan bekerja dari rumah (Work From Home) kepada seluruh masyarakat DKI Jakarta demi mencegah penularan Covid-19.

Kendala Work From Home

Work From Home tidak jadi kendala bagi perusahaan yang sudah terbiasa bekerja di rumah seperti para pengusaha yang menjual barang dagangannya melalui marketplace atau online store. Namun apa jadinya jika work from home dilakukan oleh perusahaan dengan kategori tertentu seperti jasa transportasi, jasa spa, jasa event organizer dan lain sebagainya yang memerlukan interaksi langsung dengan pelanggannya. Jika seperti itu apakah perusahaan dagang tidak terkendala? Perusahaan dagang adalah kategori usaha yang justru sangat dibutuhkan dalam kondisi saat ini. Kebutuhan masyarakat akan barang-barang konsumsi tidak boleh sampai terhambat agar tidak muncul masalah baru.

Bagi perusahaan perdagangan seperti distributor atau supplier dan sejenisnya, work from home akan menjadi kendala besar apabila perusahaan tersebut masih belum terbiasa beradaptasi dengan teknologi, masih mengandalkan segala urusan administrasi secara manual, paling mentok hanya pakai excel, maka hal ini akan menjadi kendala untuk melakukan praktik work from home.

Bagi perusahaan yang sudah terbiasa pakai sistem baik sistem online maupun offline, selalu ada kemudahan pengoperasiannya meskipun harus melakukan sedikit modifikasi teknisnya.

Contoh Penerapan Work From Home di PT FAC

PT FAC adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang distributor alat-alat kelistrikan. Selama ini PT FAC menggunakan Software Accurate versi 5 di kantornya. Ada 4 Laptop yang terinstall Accurate di kantor PT FAC dan 1 komputer server sebagai tempat databasenya. Keempat komputer itu terhubung ke komputer server menggunakan Wifi kantor FAC sehingga 4 users tersebut bisa bekerja bersamaan di kantor dan databasnya otomatis selalu masuk ke komputer server.

Berikut adalah susunannya:

• Laptop 1 dipakai oleh Doni sebagai staf pembelian
• Laptop 2 dipakai oleh Wahyu sebagai admin penjualan
• Laptop 3 dipakai oleh Erik sebagai petugas gudang
• Laptop 4 dipakai oleh Rika sebagai Finance & Accounting

Software Accurate 5 yang dipakai adalah software desktop berbasis Local Client Server. Artinya komputer client hanya bisa berkomunikasi dengan komputer server melalui satu jaringan wifi yang sama, atau menggunakan kabel LAN.

Jika salah satu laptop di bawa keluar dari gedung itu otomatis laptop itu tidak bisa akses database yang ada di server kantor dan tidak bisa dipakai untuk bekerja bersamaan

Modifikasi Teknis Pemakaian Accurate 5 untuk Kerja dari Rumah

Sesuai penjelasan di atas bahwa Accurate 5 tidak bisa saling terhubung ke database jika laptop user tidak terhubung dengan Server memakai LAN atau 1 wifi yang sama, maka di PT FAC memanfaatkan fitur export import transaksi Accurate 5 untuk tetap bisa bekerja menggunakan Accurate 5 dan databasenya bisa tetap terkumpul menjadi satu di Server.

Tahap Persiapan

Dalam tahap persiapan ini, semua komputer dan laptop masih dalam posisi semula yaitu masih di kantor dan semuanya masih saling terhubung menggunakan 1 jaringan Wifi yang sama yang dipakai oleh komputer server dan 4 laptop users. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Semua users menutup semua program Accurate di komputer dan laptop masing-masing.
2. Rika Melakukan pemindahan license manager yang awalnya terinstall di Server menjadi terinstall di laptop Rika
3. Semua komputer menyalakan kembali Accuratenya dan klik Bantuan | Pendaftaran serta mendaftarkan kembali program Accuratenya.
4. Rika membuat data cabang melalui fitur create new branch di Accurate sebanyak 3 kali dan masing-masing database cabang dibagikan kepada Doni, Wahyu, dan satu lagi tetap di server untuk Erik
5. Rika mengcopy database Asli yang ada di server dan memindahkannya ke laptopnya
6. Masing-masing users menginformasikan ID Cabangnya untuk didaftarkan ke Database Rika, dan Rika juga menginformasikan ID Database rika untuk didaftarkan di semua data cabang masing-masing users.
7. Semua users kecuali Erik pulang dengan membawa laptop yaang sudah berisi database masing-masing dan program Accurate di Laptopnya, dan siap bekerja dari rumah kecuali
8. Erik adalah staf gudang yang harus kerja di gudang kantor karena tugasnya adalah menerima barang yang datang dari supplier dan membuat surat jalan untuk mengirim barang kepada pelanggan.

Tahap persiapan telah selesai dilakukan.

Penerapan Work From Home di PT FAC dengan Accurate 5

Pekerjaan Erik (Tetap Bekerja di Kantor)

• Jika Erik mendapati ada stok barang yang mendekati habis di gudang, Erik akan melakukan penginputan permintaan barang di Accurate komputer kantor. Lalu Erik mengexport transaksi permintaan barang tadi dan langsung dikirimkan kepada Doni melalui email
• Jika Ada barang datang dari vendor, Ering menginput penerimaan barang di Accurate komputer kantor lalu mengexport transaksi penerimaan barang tersebut dan langsung mengirimkan kepada Doni melalui email.

• Erik juga melakukan import transaksi pemesanan barang yang dikirim oleh Wahyu serta membuat surat jalan untuk mengirimkan barang kepada pelanggan yang memesan barang kepada Wahyu tadi.
• Erik mengexport transaksi surat jalan yang sudah dibuat di Accurate Kantor dan mengirimkannya kepada Wahyu melalui email.
• Jika Vendor mengirim tagihan ke kantor maka akan diterima oleh Erik dan difoto lalu dikirimkan melalui Whatwapp kepada Wahyu.

Pekerjaan Doni (Bekerja di Rumah)

• Mengimport Transaksi permintaan barang yang dikirim oleh Erik ke Accurate di laptopnya lalu menerbitkan PO (Purchase Order) untuk dikirimkan ke Vendor atas permintaan barang tersebut.
• Mengexport transaksi PO dan mengirimkan kepada Erik untuk diimpor ke Accuratenya Erik melalui email.

• Mengimport setiap Transaksi penerimaan barang yang dikirim oleh erik
• Mnginput Faktur Pembelian jika ada tagihan yang masuk dari Vendor, biasanya tagihan dikirim oleh erik berupa foto melalui Whatapp.
• Mengexport transaksi Permintaan pembelian, Pesanan Pembelian, Penerimaan Barang dan Faktur Pembelian, lalu mengirimkannya kepada Rika melalui Email.

Pekerjaan Wahyu (Bekerja di Rumah)

• Mencatat pesanan yang masuh dari pelanggan di Accurate lalu mengekport transaksi pesanan penjualan untuk dikirim kepada Erik melalui email.
• Mengimport setiap transaksi Surat Jalan yang dikirim oleh Erik
• Membuat Faktur Penjualan (Invoice) dan mengirimkan kepada pelanggan melalui email.
• Mengexport Pesanan Penjualan, Surat Jalan, dan Faktur Penjualan lalu mengirimkan kepada Rika melalui email.

Pekerjaan Rika (Bekerja di Rumah)

• Mengimport file yang diterima dari Doni dan dari Wahyu
• Membayar hutang ke Vendor via transfer dan menginput pembayaran pembelian di Accurate Laptopnya
• Menginput Penerimaan Penjualan di Accurate jika ada pembayaran yang masuk dari pelanggan
• Menginput transaksi pengeluaran biaya seperti biaya listrik, biaya gaji, biaya sewa dll.

Pada akhirnya di laptop Rika terkumpul semua data dan transaksi sehingga laporan keuangan utuh ada dalam database yang berada di laptop Rika.

Cara PT FAC menerapkan Accurate 5 seperti contoh di atas mungkin bukan cara yang paling praktis, namun cara tersebut adalah cara yang paling ekonomis dan lebih efektif dari pada cara manual tanpa sistem.

Cara selain export import transaksi seperti yang dilakukan oleh PT FAC, adalah dengan cara menyewa VPS, namun  hal ini memerlukan cost yang tidak sedikit sehingga kurang efisien.

Semoga wabah Covid-19 segera berakhir dan kita semua bisa kembali bekerja di kantor sebagai mana biasanya.